Автоматизація мережі гіпермаркетів ТОВ "ЕССПЕРО-ГРУПП"

Компанія ТОВ "ЕССПЕРО-ГРУП" - оптово-роздрібна торговельна мережа.
Компанія займається оптово-роздрібним продажем дитячих товарів і має мережу гіпермакетів і 15 інтернет магазинів.
Мета проекту:
- Автоматизувати оптові і роздрібні продажі;
- Автоматизувати бухгалтерський і податковий облік
- Налагодити продажу через інтернет-магазини
- Налагодити роботу менеджерів з продажу для більш ефективного аналізу продажів, отримання лідов від клієнтів та інше
- Налагодити роботу складу, для зменшення пересортиці і більшого контролю над ним (на момент впровадження були часті випадки крадіжки)
- Налагодити контроль руху грошових коштів; контроль пересування товарів;
- Налагодити прийом оплати онлайн; відправку смс клієнтам.

Використовувані рішення:
Облікові програми: "Управління торгівлею" + "Бухгалтерія".
Опис виконаних робіт:
Використовується рішення для автоматизації: Управління торгівлею + Бухгалтерія.
Режим роботи: клієнт-сервер. Автоматизовано 35 робочих місць.

Роботи в "Управління торгівлею":

Роздрібні продажі:
- Для кожної з кас в магазинах були налаштовані і підключені робочі місця касирів. До кожного касового місця підключено обладнання: сканер штрихкодів; фіскальний реєстратор; термінал еквайрингу. Для кожного касира налаштовані права на роботу тільки з його касовим місцем і тільки до роздрібних продажів.
Оптові продажі і продажі через інтернет:
Оптові продажі (включаючи продажі через інтернет магазини) відбувалися через документ "Замовлення клієнта".
Виконано доопрацювання даного документу:
- додані нові поля для ідентифікації інформації з сайту: сайт; клієнт з сайту, номер телефону;
- відправка смс при отриманні замовлення з сайту;
- авторезервування товарів в замовленні. Передбачалося, що після того, як замовлення потрапляло в облікову систему, то товари в ньому поступово потрапляли в резерв (у мірі забезпечення складів). Після того, як всі товари були зарезервовані, відповідальному менеджеру створювалася завдання про необхідність зв'язатися з клієнтом і відвантажити товари;
- автоматична сбірка товарів. Товари на складі могли перебувати в розібраному вигляді, але клієнту потрібно було продавати їх в зборі. Для цих цілей, використовувався спеціалізований документ. При цьому були розроблені механізми, які дозволили автоматично збирати товари, з необмеженою кількістю рівнів комплектуючих;
- доопрацьовано зіставлення інтернет-магазину з конкретним підрозділом в організації;
- доопрацьовано отримання статусу інтернет оплат безпосередньо в обліковій системі. Коли клієнт платив за замовлення, в обліковій системі відображалася дана інформація;
- доопрацьовано виставлення посилання на оплату менеджером з замовлення. Передбачалося, що в процесі обговорення з клієнтом, менеджер міг скинути йому посилання на оплату, перейшовши через яке клієнт міг оплатити замовлення.
   Для зв'язку з постачальниками, було підключено рішення "ПДК монітор завантаження інформації від постачальників". Завдяки цьому рішенню, клієнту вдалося бачити (і маніпулювати ними) залишки постачальників їх актуальні ціни. Менеджер при продажу вже міг клієнту сказати як швидко прийде товар від постачальників, якщо товару не було на залишках.
   Розроблено вивантаження інформації на популярні торгові майданчики. Відбувається автоматичне вивантаження залишків і цін на торговельну площадку; з торговельного майданчика завантажється замовлення.
Ціноутворення:
Використано механізми перерахунку цін, з рішення "ПДК монітор завантаження інформації від постачальників". Ціни бралися мінімальні серед всіх постачальників. При цьому витримувався певний відсоток маржі, який не дозволяв знизити ціну.
Запаси:
Для забезпечення контролю руху товару використовувалася методика роботи ордерних складів (відповідальні комірники підтверджували відвантаження і приймання товарів).Так як товари (певна група) зберігалися на складі в розібраному вигляді, перед продажем проводилася їх складання відповідним документом в автоматичному режимі.
Для того, щоб оцінити залишки таких товарів, використані готові рішення "ПДК залишки товарів за специфікаціями". Це дозволило бачити скільки товарів (які збираються з комплектуючих) вже є в наявності.
Права доступу:
Створені набори прав доступу для автоматизації роботи відділів за напрямками: роздрібні продажі; оптові продажі в розрізі підрозділів; закупівля товарів; складський облік; фінансовий відділ; бухгалтерія.
CRM:
Було запроваджено систему "Бітрікс 24" і яка пов'язана з обліковою системою. З облікової системи відбувалася вивантаження замовлень + товарів (з картинками) + цін. З "Бітрікс 24" також приходить інформація за замовленнями. Для того, щоб оптимізувати зберігання картинок в модулі "Бітрікс" облікової ситеми, виконана адаптація зберігання на зовнішньому диску (а не тільки в самій базі).
Інтернет магазин:
На базі стандартного модуля обміну з сайтом (допрацювавши його) були підключені інтернет-магазини і налаштований двосторонній зв'язок. З облікової програми вивантажується інформація по товарах: ціни; залишки; картинки. В облікову систему завантажується інформація по замовленнях і додаткові умови на замовлення.
Розрахунок заробітньої плати:
Для розрахунку преміювання співробітників, були розроблені окремі документи + звіти, які розраховували інформацію по премії в розрізі кожного співробітника (грунтуючись на ряді правил: за кожним товаром + брендом + групою номенклатури були закріплені свої відсотки).
Навчання:
Проведено комплексне навчання всіх працівників по кожному підрозділу.
Бухгалтерія:
Для цілей ведення бухгалтерського обліку, була впроваджена програма "Бухгалтерія", в яку вивантажуються данні з "Управління торгівлею".
Виконано роботи:
- налаштування синхронізації "Управління торгівлею" з "Бухгалтерією",
- доопрацьовані механізми вивантаження даних з "Управління торговолею" під специфіку ведення бізнесу,
- виконана первісне налаштування і введення початкових залишків,
- навчені співробітники бухгалтерії роботі в програмі.