Автоматизація документообігу на підприємстві! Що обрати?

Будь-яку діяльність підприємства, будь то виробнича, організаційна або соціальна будуть супроводжувати і підтверджувати документи. Рух документа від моменту його створення до моменту завершення, здійснення, знищення або здачі в архів - називається документообігом.
  
Якщо розглянути це визначення докладніше, то можна сказати, що в документообіг входить прийом документів, їх попередній розгляд, реєстрація, передача і виконання, контроль за виконанням, а також обробка і відправка вихідних документів.
  
Будь-який документ на підприємстві має певне правило підпорядкування. Конкретний порядок документообігу кожне підприємство встановлює самостійно. Основи документообігу в організаціях закріплюють локальними нормативними актами - положеннями, інструкціями.

Коли систематизація документообігу на підприємстві відсутня, стають неможливими такі функції:
- ведення ефективного, грамотного і своєчасного кадрового, податкового, управлінського та бухгалтерського обліку;
- оперативну взаємодію з вищестоящими організаціями, контрольно-наглядовими та державними органами;
- управління підприємством і взаємодією між структурними підрозділами;
- управління персоналом, контроль виробничої діяльності співробітників, справедлива і своєчасна оплата праці.

Основний принцип організації документообігу - це рух документів по найкоротших маршрутах з мінімальними витратами праці і часу. Щоб забезпечити безперебійну роботу системи і виключити втрату паперів, потрібно дотримуватися принципів документообігу:

• Чітка маршрутизація.
• Безперервність.
• Регламентація всіх процедур виконання документа.
• Виключення дублювання.

Ці чотири головні принципи діловодства легко піддаються алгоритмам, відповідно всі процеси можна легко автоматизувати.
  
На сьогоднішній день більша кількість підприємств вже використовують у своїй роботі різні системи електронного документообігу. Якщо порівняти його з паперовим, то з певністю можна відразу виділити переваги і їх в цьому випадку п'ять:

• Швидка передача і пошук різних документів. Знайти будь-який документ і відправити його можна відразу, не витрачаючи на цей процес багато часу і сил. Здійснити пошук можна за допомогою ключових слів або інші критерії відбору.
• Зберігати всі документи можна скільки завгодно, без втрати їх якості та втрати потрібної інформації. Паперові документи по закінченню деякого відрізка часу можуть втратити свій первісний вигляд, порватися або, наприклад, вицвісти. В електронному ж форматі вони зберігатиметься в первісному вигляді так довго, як це потрібно.
• До електронних документів доступ можна легко розмежувати. У паперовому документообігу, конфіденційні документи зашифрувати і обмежити несанкціонований доступ не представляється можливим, чого не можна сказати про електронний документообіг. Передавати зашифрований документ можна по захищених каналах зв'язку, використовуючи спеціальні коди і ключі. Доступ до зберігаються документам можна налаштувати з урахуванням прав користувачів.
• Забезпечення суворого контролю за рухом документації. Це виключає людський фактор при контролі виконання і гарантує своєчасне виконання доручень і зобов'язань, що є умовою успішної діяльності підприємства.
• Істотна економія коштів компанії. Автоматизація документообігу вивільняє людські ресурси, виключає неминучі помилки при ручній обробці документації. Впровадження спеціальних програм дозволяє підвищити продуктивність і скоротити час проходження і виконання управлінських рішень.

Однією з програм для України, яка максимально автоматизує всі бізнес процеси, в яких бере участь документообіг на підприємстві є BAS Документообіг КОРП.

Універсальність - це головна відмітна риса даного програмного забезпечення. Програма може бути налаштована і адаптована під потреби саме Вашої компанії.
  
Дана програма не має будь-якої галузевої належності та може успішно використовуватися в організаціях і підприємствах будь-якої галузі і форми власності, наприклад, для:

• великих корпорацій, які працюють в комерційній сфері;
• банківських та інших фінустанов;
• різних виробничих компаній;
• невеликого приватного бізнесу.

Програма BAS Документообіг КОРП автоматизує весь внутрішній обмін документами і даними, а також охоплює всі роботи, послуги та відділи компанії.

За допомогою програми BAS Документообіг КОРП документообіг на підприємстві проводиться відповідно до законодавства України і відповідає всім нормативним вимогам і законодавчим актам. Застосовується для:

• Доступу до всіх документів та їх обліку;
• Централізованого зберігання даних з високим рівнем захисту;
• Обліку договорів;
• Створення та роботи з різними версіями файлів;
• Нанесення штампів реєстрації;
• Обробки текстових і інших файлів;
• Обліку тривалості роботи з документами;
• Моніторингу клієнтських звернень;
• Сканування і заг рузке файлів;
• Документообігу між структурними підрозділами

Функціональні можливості:

• Робота з документами.
• Зберігання та права доступу. У конфігурації програми BAS Документообіг КОРП внутрішні документи і файли зберігаються в структурі папок з урахуванням прав доступу.
• Реєстрація вхідних і вихідних документів. Дозволяє вести облік і реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції. При цьому здійснюється автоматична генерація наскрізних реєстраційних номерів по складним правилам.
• Облік звернень громадян. У програмі передбачена реєстрація та обробка звернень громадян. Передбачено облік дублікатів і повторних звернень, а також облік переадресації звернень громадян в сторонні організації і від них.
• Облік договорів. Автоматизований повний життєвий цикл договірних документів
• Сканування і електронна пошта
• Перегляд, редагування та контроль версій.
• Шаблони документів і файлів. Користувачі можуть налаштовувати і використовувати автоматично заповнюються шаблони файлів і документів. При створенні нового файлу з шаблону поля шаблону автоматично заповнюються обліковими даними, наприклад, найменування, автор, дата створення, сума договору, реквізити контрагента.
• Штрихкодування документів. всім документам автоматично присвоюється штрихкод, який можна: роздрукувати на окремому аркуші; роздрукувати поверх титульного аркуша паперового документа; роздрукувати на наклейці; вставити в електронний документ як зображення
• Друк реєстраційних штампів документів
• Зв'язки між документами. Підтримуються поодинокі, множинні, односторонні і двосторонні зв'язки.
• Кілька резолюцій в документах
• Переадресація вхідних документів
• Бізнес-процеси і робота користувачів
• Пошук і облік робочого часу

Якщо у Вас залишилися питання, фахівці компанії «ПДК плюс» дадуть відповідь на них. Ми допоможемо Вам отримати розгорнуті зведення з даного програмного продукту, його вартості і можливості.